• Главная
•  →
• Автоматизация по задачам
•  →

Автоматизация документооборота

Давайте сразу определимся – нужна ли автоматизация документооборота Вашему предприятию. Вам не нужен электронный документооборот если Вы: 

1. Любите перебирать стопки бумаг в поиске нужного документа, иногда Вам приходится перебирать целые шкафы и архивы! 
2. Вам нравится пить кофе (иногда литрами, а иногда и не кофе) пока бухгалтерия «срочно» ищет нужный договор с контрагентом для уточнения условий поставки. 
3. Вам нравиться выслушивать оправдания подчиненных типа «мы не получали и по этому не выполняли вашего распоряжения», «мы не знали об этом приказе», еще лучше - «Иванов ушел в отпуск и мы не можем найти документы по его клиентам». 
4. Вам не жалко легкие нашей планеты, ведь для производства миллионов тонн бумаги осталось пока еще много леса! 

Но если Вам хочется упростить и упорядочить свою управленческую деятельность, то автоматизация документооборота ДЛЯ ВАС! 

Какую же систему документооборота выбрать? 

Система документооборота должна позволять создавать и работать со структурой хранения информации аналогичной папкам и файлам на компьютерах и серверах пользователей. 

При этом данные должны храниться централизовано. Тогда пользователи смогут организовать папки так, как им нужно и так, как им будет удобно в работе (облегчив переход с обычных файлов), но при этом все данные будут под централизованным управлением. 

Таким образом, в системе должны присутствовать некие аналоги файловых папок или «по-научному» должна поддерживаться работа с виртуальными каталогами в центральном хранилище данных. 

Согласитесь, ориентироваться в знакомой среде и интерфейсе проще и сотрудникам, осваивающим новую систему, и Вам, как руководителю и пользователю системы. 

И еще – выбирая систему документооборота, проверьте следующее: поддерживает ли система проецирование электронных документов в различные папки и каталоги. 

В отличие от файловой структуры хранения данных, хорошая система документооборота должна позволять проецировать электронные документы в разные каталоги и папки пользователей. 

Спросите - зачем это нужно? 

Ответим: что бы не плодить различные дубликаты и копии файлов, как это происходит при работе с обычными файлами. 

Один и тот же электронный документ должен быть одновременно доступен и в личной папке пользователя (естественно, если это не нарушает прав доступа), и в папке проекта, к которому он относится, и в папке дел, где он зарегистрирован, и в папке контрагента, для которого он создан, и возможно еще в некоторых нужных местах. И всё это один и тот же документ. Согласитесь – удобно! 

Остались вопросы? Советуйтесь с профессионалами!

Свяжитесь со специалистом по телефону: +7 (495) 508-62-70 и мы поможем Вам.